AJANVARAUKSEN TIETOSUOJATIEDOT Tavallinen ajanvaraus. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot Veneika / Johanna Karpov, Y-tunnus 2295386-5 Herrasmanninkatu 20, 15300 Lahti johanna.karpov@protonmail.com · 041 502 1669 Tietoja koskevat pyynnöt osoitetaan Johannalle. Käsiteltävät tiedot ja käyttötarkoitus Ajanvarauksessa käsitellään nimi, yhteystiedot, valittu palvelu ja kesto, tapaamisaika, tapaamistapa ja paikka, maksutapavalinta sekä varauksen tila ja muutokset. Tallennamme myös varaushetkellä voimassa olleet ehdot, varauksen tekoajan sekä mahdollisen perumisilmoituksen ja sen vastaanottoajan. Maksutapavalinta ei ole maksutosite. Varauslomakkeessa ei pyydetä terveystietoja. Tietoja käytetään varauksen toteuttamiseen, palveluviesteihin ja ajanvarauksen hallintaan. Lakisääteiset tositetiedot käsitellään erikseen. Varauksen tekeminen ei liitä asiakasta markkinointilistalle. Palautteen julkaiseminen edellyttää erillistä lupaa ja Johannan hyväksyntää. Palvelut ja tiedonkulku Louhi ylläpitää WordPressiä, tietokantaa ja sähköpostin lähetystä. Johannan vahvistuskopio vastaanotetaan Proton-sähköpostiin. Proton AG käsittelee viestejä puolestamme. Proton Mailin salatut palvelintiedot säilytetään Sveitsissä, Saksassa tai Norjassa. Sveitsin tietosuojan riittävyydestä on Euroopan komission päätös. Google-yhteyden käyttöönoton jälkeen kalenteriin viedään varausnumero, aika ja aikavyöhyke, tapaamistapa sekä tarvittaessa paikka. Kalenteriin ei viedä asiakkaan nimeä, yhteystietoja, terveystietoja tai AI-yhteenvetoja. Meet-linkki välitetään asiakkaalle ja Johannalle sähköpostitse. Järjestelmä ei toteuta tai lupaa Meet-tapaamisen tallennusta. Varaushistorian säilytys Asiakassuhteen palvelemiseksi säilytetään vain tarpeellinen käyntihistoria ja ajantasaiset yhteystiedot. Tarpeellisuus arvioidaan vuosittain. Yli viisi vuotta ilman tapaamista olleet asiakkuudet arvioidaan yksitellen. Viisi vuotta on tarkistuskohta, ei poistoraja. Säilyttämisen jatkolle kirjataan konkreettinen käyttötarkoitus tai peruste ja seuraava arvio. Pelkkä mahdollisuus palata joskus ei ole peruste kaikkien tietojen pysyvälle säilyttämiselle. Varaustiedot, uutiskirjetilaukset, henkilökohtaiset vaihemuistutukset, tositteet sekä lupa- ja estotiedot käsitellään erillisinä säilytyskokonaisuuksina. Varaushistorian poistaminen ei päätä voimassa olevaa tilausta. Tilauksen ikä ei yksin katkaise tilausta. Järjestelmän vaihdossa säilytetään tilausten alkuperä, lupatiedot, peruutukset ja lähetysestot. Omat tietosi ja oikeutesi Voit pyytää pääsyä omiin henkilötietoihisi ja virheellisten tietojen korjaamista. Sinulla voi olla lain edellytysten täyttyessä oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, tietojen siirtämiseen ja käsittelyn vastustamiseen. Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelyn perusteesta. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Lähetä pyyntö Johannalle yllä olevaan sähköposti- tai postiosoitteeseen. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, yleensä viimeistään kuukauden kuluessa. Jos lain sallima lisäaika on tarpeen, siitä ja syystä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Henkilöllisyytesi varmistamiseen voidaan tarvittaessa pyytää vain tarpeelliset lisätiedot. Jos pyyntöä ei voida toteuttaa, syy ja oikeussuojakeinot kerrotaan. Tietojen poistaminen ei koske sellaisia tietoja, joiden säilyttämiseen on lain mukainen velvollisuus tai muu soveltuva peruste. Käsittelyn perusteet Varauksen valmistelu, toteuttaminen, muutokset ja välttämättömät palveluviestit perustuvat asiakkaan kanssa tehtävään sopimukseen (GDPR 6(1)(b)). Sopimuksen jälkeen jatkuvan tarpeellisen asiakashistorian ja turvallisuuslokien perusteena on oikeutettu etu (6(1)(f)): asiakassuhteen hoitaminen tarpeellisten tietojen avulla sekä palvelun turvallisuuden ja väärinkäytösten selvittäminen. Voit vastustaa tähän perusteeseen nojaavaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Kirjanpitoaineistoa käsitellään lakisääteisten velvoitteiden vuoksi (6(1)(c)). Markkinointilupa ei ole ajanvarauksen käsittelyperuste. Teknisten tietojen säilytys Ylimääräiset onnistuneesti toimitettujen viestien sisältökopiot säilytetään 90 päivää lähetyksestä. Sopimuksen todistamiseen tarvittava aineisto säilytetään erillään tarpeellisuuden mukaan. Toimitusmetadata säilytetään 12 kuukautta lähetyksestä. Tarpeettomat suorat tunnistetiedot rajataan pois; pienin kaksoislähetyksen estoon tarvittava merkintä säilytetään niin kauan kuin vastaava tapahtuma voi palautua käsittelyyn. Virhelokit säilytetään 30 päivää, pääsy- ja muutosauditointi 90 päivää. Lokit eivät saa sisältää viestirunkoja tai salaisuuksia. Keskeneräiseen selvitykseen tarvittava yksilöity näyttö erotetaan muusta aineistosta ja sen tarve arvioidaan erikseen; tämä ei pidennä kaikkien tietojen säilytystä.